Korespondencja masowa – dlaczego warto zlecić ją profesjonalistom?

W wypadku wielu firm, korespondencja masowa stanowi najważniejszy kanał komunikacyjny ze swoimi klientami. Tą metodą, dochodzi do dystrybucji dokumentów finansowych, a także materiałów marketingowych.

Niestety – przygotowanie, kopertowanie i późniejsze nadawanie przesyłek to dość pracochłonny, czasochłonny oraz żmudny proces. Korespondencja masowa może widocznie utrudnić organizację pracy firmy, szczególnie kiedy funkcjonuje jej ręczna obsługa przez pracowników, którzy muszą zajmować się tym dodatkowo, oprócz swoich codziennych obowiązków. Stawiając na outsourcing na tym polu, z pewnością uda się nam uniknąć problemów.

Outsourcing korespondencji masowej

Outsourcing korespondencji masowej to nic innego, jak zlecenie tego procesu firmie zewnętrznej. Mogą to być akcje wysyłkowe jednorazowe, ale też i cykliczne. Najlepiej stawiać na firmy, które mają w tym doświadczenie, a także ufają im inne podmioty.

Seryjna korespondencja masowa to po prostu usługa wydruku, adresowania, a także kopertowania dokumentów, które zleca firma. Ta obejmuje także dostarczanie korespondencji do adresata poprzez operatora pocztowego, bądź też firmę kurierską, obsługę zwrotów oraz raportowanie. Dzięki tego rodzaju usłudze, możliwe jest wysyłanie w jednym momencie i do wielu odbiorców, korespondencji w postaci przesyłek listowych.

Co zyskuje klient?

Kopertowanie listów – w wypadku kopertowania przesyłek, często wykorzystywane są specjalistyczne urządzenia, które pozwalają na obsługę różnego typu kopert i ich dowolnego formatu. Jest to też kopertowanie dodatkowych elementów przesyłki, a to np. foldery, katalogi, broszury, wizytówki, ulotki, czy też personalizowanie listów.

Błyskawiczna realizacja odmiennych wolumenów wysyłek – niektóre firmy podczas jednego dnia, są w stanie obdłużyć aż do około 100 000 sztuk przesyłek. Renomowani specjaliści, będą w stanie także przygotować do pakowania różnego typu papierowe oraz foliowe koperty, a także kartonowe opakowania. Wszystkie dokumenty mogą posiadać spersonalizowany wygląd, aby ten był dostosowany do indywidualnych wymagań użytkownika.

Druk dokumentów  – ze względu na dość różnorodne potrzeby poszczególnych klientów, firmy skupiają się na odmiennych aspektach, które dotyczą wydruku. Często jest to po prostu podniesienie jakości wydruku, uwydatnienie kolorów, a także zmniejszenie ostatecznych kosztów wydruku.

Outsourcing korespondenci masowej, a obniżenie kosztów

Stawiając na outsourcing korespondencji masowej, będziemy w stanie zaoszczędzić sporo czasu naszych pracowników, ale też widocznie usprawnić działanie całej firmy. W  przypadku opłaty za druk, kopertowanie oraz wysyłkę listów, outsourcing pozwala na nawet kilkudziesięciu procentową obniżkę kosztów, w porównaniu do wykonywania tego we własnym zakresie przez firmę.

Okazuje się, że zdecydowanie największy udział w kosztach korespondencji masowej, mają znane wszystkim opłaty pocztowe. Decydując się na outsourcing, będziemy mogli skorzystać z bardzo okazałych zniżkach pod tym względem, co będzie finalnie dość sporą kwotą, jaką uda się zaoszczędzić.

W wypadku masowych nadawców, firmy mają szansę kierować bardzo konkurencyjne oferty współpracy tak samo z Pocztą Polską, jak i z innymi, prywatnymi operatorami, a to oczywiście wpływa też na znacznie niższe wydatki na wysyłkę.

Jeśli klient posiada własne, wynegocjowane i korzystne umowy z różnymi operatorami pocztowymi, mogą oni skorzystać z opcji dostarczenia korespondencji do wybranych klientów operatora pocztowego, lub też firmy kurierskiej. Inną, ciekawą usługą jest też dokonywanie segregacji korespondencji na konkretnych operatorów pocztowych, a to finalnie będzie doskonałą optymalizacją oraz obniżenie kosztów dostarczania listów już do adresata końcowego.

Warto wiedzieć, że możliwością jest także nadawanie korespondencji seryjnej, masowej w imieniu danej firmy, aby pracownicy nie musieli marnować czasu na żmudne i nie potrzebne składania dokumentów, adresowanie, kopertowanie, czy też przyklejanie znaczków, a już na pewno stanie w kolejkach na poczcie.

Written by